Aan de slag

Vergadernotities maken van een opname

Last updated 1 oktober 2026

Maak een eerste vergaderverslag van een audio- of video-opname. Audiogest maakt een transcriptie en gebruikt daarna jouw instructies om besluiten, actiepunten en open vragen uit te werken.

Neem op met de benodigde toestemming. Controleer de notities voordat je ze deelt. Bekijk voor een voorbeeld van de inhoud de uitleg over AI-vergadernotities.

Hieronder staan de Engelse namen van de knoppen en velden zoals je ze in de app ziet.

1. Sla instructies voor je vergadernotities op

Open Prompts.
Klik op Create your first prompt of op New Prompt als je al instructies hebt opgeslagen.
Vul Vergadernotities in bij Name.
Kopieer de onderstaande instructies naar Prompt. Pas de taal of kopjes aan als dat nodig is.
Klik op Create prompt.

Maak beknopte vergadernotities in het Nederlands op basis van deze transcriptie.
Gebruik deze kopjes: Doel, Besluiten, Actiepunten, Open vragen.
Neem alleen informatie op die door de transcriptie wordt onderbouwd. Houd voorstellen gescheiden van bevestigde besluiten.
Vermeld bij iedere actie de verantwoordelijke persoon en deadline als deze genoemd zijn. Schrijf ‘Niet genoemd’ bij ontbrekende gegevens. Wijs werk niet alleen toe op basis van wie het ter sprake bracht.
Behoud voorwaarden bij afspraken. Verzin geen namen, datums, toezeggingen of citaten.
Voeg alleen tijdstempels toe bij belangrijke besluiten en acties als de transcriptie deze bevat.

2. Upload de opname en kies je instructies

Open Upload file en kies je opname.
Open Generate onder File options en kies Vergadernotities of de naam die je hebt opgeslagen.
Controleer de gesproken taal en de instellingen voor sprekers. Gebruik een woordenlijst of eenmalige termen voor namen die hulp bij herkenning nodig hebben.
Controleer je beschikbare tegoed en klik op Create transcript.
Houd de uploadpagina open zolang deze je vraagt te wachten. Open na de verwerking het bestand en kies Document om de notities te lezen.

Audiogest maakt eerst de transcriptie en daarna het document. Kies je meerdere opnames? Dan gelden deze instructies voor ieder bestand afzonderlijk; ze maken geen gecombineerd verslag.

Bekijk voor bestandslimieten en andere uploadopties hoe je een transcriptie maakt.

Heb je al een voltooide transcriptie?

Open het bestand en kies Document.
Heeft het bestand nog geen document? Klik op Choose a prompt.
Kies je opgeslagen instructies voor vergadernotities en klik op Generate document.

Om een nieuwe versie van een bestaand document te maken, heb je een abonnement nodig. Dit geldt niet wanneer je een mislukt document opnieuw probeert te maken. Het wijzigen van opgeslagen instructies verandert geen documenten die je al hebt gemaakt. Zie eigen instructies maken en gebruiken voor meer uitleg.

Voorbeeld van de verwachte structuur

Dit korte voorbeeld is verzonnen en geen daadwerkelijk AI-resultaat:

Doel: vervolgstappen voor de hulppagina afspreken.
Besluit: publiceer de pagina op 12 oktober.
Actiepunt: Leo stuurt de aangepaste tekst uiterlijk 9 oktober.
Open vraag: wie publiceert de pagina? Niet genoemd.

3. Controleer, bewerk en deel de notities

Gebruik Transcript om de brontekst te lezen en de opname af te spelen. Controleer namen, datums, getallen en sprekerlabels.
Controleer of de besluiten zijn afgesproken en of de genoemde personen hun taken hebben aangenomen.
Houd ontbrekende gegevens zichtbaar. Vraag deelnemers om bevestiging in plaats van te raden.
Bewerk het document voordat je het deelt. Gebruik Export om het te downloaden of Share om een link te maken.

Controleer wie toegang krijgt tot een gedeelde link. Volg de regels van je organisatie voor gevoelige informatie en het bewaren van opnames.

Als informatie ontbreekt in de notities

De informatie staat in de opname, maar niet in de transcriptie: corrigeer de betreffende passage in de transcriptie voordat je een nieuw document maakt.
De transcriptie bevat de informatie, maar de notities niet: maak je instructies specifieker en maak een nieuw document, met de hierboven genoemde abonnementsvoorwaarde.
Niemand heeft de verantwoordelijke of deadline genoemd: laat het gegeven ontbreken en vraag om bevestiging.

Heb je alleen vervolgacties nodig? Gebruik de instructies voor actiepunten.