Congresverslag schrijven: een uitgewerkt voorbeeld
Maak van een nabespreking een bruikbaar congresverslag. Bekijk een verzonnen voorbeeld met reacties, lessen en vervolgstappen.
De laatste gast is vertrokken. Je team heeft alles opgeruimd. Je weet wat goed ging en je hebt al ideeën voor de volgende keer.
Dan vraagt iemand om een verslag van het evenement.
Een opname van de nabespreking kan helpen, maar niemand wil het hele gesprek doorlezen om de belangrijke punten te vinden. Je hebt een kort overzicht nodig van wat er gebeurde, wat aandacht vraagt en wie de volgende stap zet.
Begin met de vragen die het verslag moet beantwoorden
Spreek voor de nabespreking vier vragen af:
- Wat ging goed?
- Wat ging minder goed?
- Wat vertelden bezoekers of sprekers ons?
- Wat doen we de volgende keer anders?
Geef iedereen de kans om te vertellen wat die heeft gezien. Het is niet erg als het gesprek van het ene onderwerp naar het andere gaat. In het verslag kun je de punten later ordenen.
Van gesprek naar verslag
Dit is een verzonnen voorbeeld van een klein congres:
“De sprekers hadden alles wat ze nodig hadden, maar bij de ontvangst ontstond een lange rij toen iedereen tegelijk aankwam. Een paar bezoekers zeiden dat ze de eerste lezing daardoor misten. Ook de bordjes naar de tweede zaal waren onduidelijk. Volgende keer moeten we eerder beginnen met de ontvangst. Ik vraag de locatie naar betere bordjes voor die gang.”
Dat is waardevolle informatie, maar nog geen verslag. In Audiogest kun je een transcript van de nabespreking maken en vragen om een document met deze koppen:
Wat ging goed · Wat vraagt aandacht · Reacties van bezoekers · Acties voor de volgende keer
Gebruik alleen wat mensen hebben gezegd. Is er geen verantwoordelijke of datum afgesproken? Vermeld dat dan in plaats van er een te bedenken.
Een eerste versie zou er zo uit kunnen zien:
Wat ging goed
- De sprekers hadden de apparatuur en ondersteuning die ze nodig hadden.
Wat vraagt aandacht
- Bij de ontvangst ontstond een lange rij toen veel bezoekers tegelijk aankwamen.
- Bezoekers konden de tweede zaal moeilijk vinden.
Reacties van bezoekers
- Enkele bezoekers zeiden dat ze de eerste lezing misten door de wachtrij.
Acties voor de volgende keer
- Overweeg om eerder met de ontvangst te beginnen. Verantwoordelijke en datum nog niet afgesproken.
- Vraag de locatie naar duidelijkere bordjes voor de gang. Degene die dit heeft aangeboden, bevestigt de volgende stap.
Het team kan deze eerste versie aan de hand van de opname controleren, ontbrekende punten toevoegen en de acties afspreken voordat het verslag wordt gedeeld. Het doel is niet om een hulpmiddel te laten bepalen wat er is gebeurd. Het doel is om het team een bruikbare eerste versie te geven.
Maak de voorbereiding van het volgende evenement makkelijker
Een verslag is pas nuttig als iemand er maanden later nog iets aan heeft. Houd de beschrijving van wat er gebeurde kort. Maak de acties duidelijk. Laat onzekere details open, zodat het team ze kan bevestigen.
In de nabespreking staat al veel van wat je voor het verslag nodig hebt. Audiogest helpt je om van dat gesprek een eerste versie te maken die je team kan controleren en gebruiken.